Le rapport d’avancement regroupe un rapport d’activités fournissant des informations sur la progression et les résultats du projet/ cluster, et un rapport financier indiquant l’état des dépenses. Ces données permettent au chef de file et au STC d’évaluer l’avancement du projet/cluster. Les deux types de déclarations sont pré-remplies avec les informations fournies dans le formulaire de candidature et les précédents rapports d’avancement.

1. Rapport d'activités.

L’objectif du Rapport d'activités est de garantir le bon déroulement des activités du projet/cluster et d’identifier les points pouvant nécessiter des mesures correctives. Il permet également d’obtenir des informations sur la communication et la dissémination des résultats du projet/ cluster.

2. Rapports financiers.

Il existe deux types de rapports financiers : l’un au niveau du projet/cluster et l’autre au niveau des partenaires. Le Partenaire Chef de file joue ici un rôle majeur car c’est à lui qu’incombe la responsabilité de récolter les déclarations des partenaires et de préparer le rapport global du projet/ cluster.

3. Liste des dépenses

Tous les partenaires doivent, en plus de leurs rapports financiers au niveau Partenaire, soumettre une liste des dépenses comportant tous les coûts payés et déclarés lors de la période concernée.

Il est à noter que les documents modèles en version PDF ne vous sont fournis ici que pour information. Les modèles du rapport d'activités ainsi que des rapports financiers en version Excel, qui doivent être utilisés dans le cadre du rapport d'avancement, seront envoyés par le STC au partenaire chef de file avant chaque période de reporting.

Le document Excel pour les liste des dépenses que vous trouverez ici pourra être téléchargé et utilisé dans le cadre de chaque rapport d'avancement. Pour chaque ligne budgétaire, il sera demandé à l'organisation partenaire de compléter les colonnes de couleur bleue tandis que le contrôleur de premier niveau complétera les colonnes de couleur rouge.

4. Check-lists du contrôleur de premier niveau

Les contrôles de premier niveau doivent être effectués en 3 étapes :

1) Contrôles administratifs in itinere des documents ;
2) Au moins un contrôle administratif dans les locaux du bénéficiaire (en complément de l'étape)
3) Au moins un contrôle "physique" sur le lieu de l'investissement (s'il existe).

En conformité avec cette méthode, trois différents modèles de check-list (Template) sont mis à disposition:

1) Control checklist for the First Level Controller Administrative check (tous les 6 mois)
2) Control checklist for the First Level Controller On-the-spot (administrative) check
3) Control checklist for the First Level Controller On-the-spot (physical) check

Chaque check-list comprend des questions spécifiques centrées sur des éléments particuliers à vérifier pour chacune des étapes du contrôle.

5. Certificat de validation des dépenses par le contrôleur de premier niveau

Le contrôleur de premier niveau complètera et signera le Certificat de validation des dépenses une fois qu'il aura vérifié l'éligibilité de chaque dépense énumérée dans la liste de dépenses et lorsqu'il aura dûment complété la check-list du contrôleur de premier niveau.

Les modèles de check-lists  et le certificat de validation des dépenses en version Excel pourront être téléchargés ici et utilisés par les contrôleurs de premier niveau.

Les modèles suivants vous seront également utiles: Durant l'implantation de votre projet, il se peut que vous ayez également besoin des documents listés ci-dessous :

- Feuille de temps
- Liste de participants
- Compte-rendu d’événement
- Coûts Partagés (sauf pour les clusters)