Het Voortgangsrapport bestaat uit een Activiteitenrapport (met informatie over de bereikte resultaten en outputs van het project/ cluster), en een Financieel Verslag (met informatie over de uitgaven van het project/ cluster). Aan de hand van de informatie in het Voortgangsrapport kunnen de hoofdpartner en het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat de voortgang van het project/ cluster beoordelen. Voor de activiteitenrapporten en de financiële verslagen bestaan verschillende sjablonen, waarin de informatie uit het aanvraagformulier en eerdere voortgangsrapporten reeds is ingevuld.

1. Activiteitenrapport

Het Activiteitenrapport is bedoeld om na te gaan of de project- of clusteractiviteiten volgens plan verlopen en om vast te stellen waar eventueel corrigerende maatregelen kunnen/moeten worden genomen. Daarnaast is het bedoeld als informatiebron ten behoeve van publiciteit en voorlichting over het Programma.

2. Financiële reportages

Er zijn twee soorten financiële verslagen: het ene wordt ingevuld op projectniveau, het andere op partnerniveau. De hoofdpartner speelt een essentiële rol in de financiële rapportage, omdat hij de financiële verslagen van alle partners moet verzamelen en daaruit het verslag voor het hele project/ cluster moet samenstellen.

3. Lijst van Uitgaven

Samen met hun Partner Financieel Verslagen moeten alle partners de Lijst van Uitgaven indienen, dat een overzicht geeft van alle daadwerkelijk gemaakte kosten die over de betreffende periode worden gedeclareerd.

De gegeven pdf sjablonen zijn uitsluitend bedoeld ter informatie. De Excel sjablonen van het Activiteitenrapport en het Project Financiële Verslagen voor het Voortgangsrapport zullen door het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat aan de hoofdpartner voor iedere rapportageperiode worden toegestuurd.

Het hier beschikbare Excel sjabloon kan worden gedownload en worden gebruikt voor ieder Voortgangsrapport. In iedere budgetlijn dienen de blauwe kolommen door de betreffende partner te worden ingevuld. De rode kolommen dienen door de eerstelijnscontroleur van de betreffende partner te worden ingevuld.

4. Eerstelijnscontrole checklist

De Eerstelijnscontrole dient de volgende drie stappen to volgen:

1) Doorlopende administratieve controle van documenten;
2) Ten minste één controle op de locatie van de begunstigde (aanvullend op stap 1);
3) Ten minste één "fysieke" controle op de locatie van de investering (indien aanwezig).

In overeenstemming met deze stappen zijn de volgende drie verschillende controlechecklisten beschikbaar:

1) Control checklist for the First Level Controller Administrative check (iedere 6 maanden)
2) Control checklist for the First Level Controller On-the-spot (administrative) check
3) Control checklist for the First Level Controller On-the-spot (physical) check

Iedere checklist heeft specifieke vragen, gericht op de elementen die tijdens ieder controletype geverifieerd moeten worden. De hier beschikbare Excel sjablonen van de drie controle checklisten kunnen worden gedownload en dienen gebruikt te worden door de eerstelijnscontroleurs.

5. Eerstelijnscontrole certificaat van de validatie van de uitgaven

Wanneer de eerstelijnscontroleur de subsidiabiliteit van iedere post in de Lijst van Uitgaven heeft geverifieerd en de Eerstelijnscontrole checklist accuraat heeft ingevuld, dient de eerstelijnscontroleur het Certificate of validation of the expenditure in te vullen en te ondertekenen.

Het hier beschikbare Excel sjablonen van de drie controle checklisten en van het certificaat kunnen worden gedownload en dienen gebruikt te worden door de eerstelijnscontroleurs.

Tijdens de uitvoering van uw project kunt u ook de volgende sjablonen nodig hebben:

Tijdens de uitvoering van uw project kunt u ook de volgende sjablonen gebruiken:

- Urenstaat

- Deelnemerslijst

- Evenementenverslag

- Gedeelde kosten ( behalve voor clusteren)