Wanneer het project het laatste semester van de uitvoering heeft bereikt, zal het project een overzicht van de project- en partnerschapresultaten op het moment van afsluiting moeten overleggen (zowel wat betreft financiën als op inhoudelijk vlak), inclusief de potentiële duurzaamheid van deze resultaten.

Het Eindrapport is daarom een belangrijk document voor de communicatie- en kapitalisatiedoeleinden en doet dienst als een soort van visitekaartje van het project.

De benodigde documenten aan het eind van het project zijn de volgende:

1. Laatste reguliere Voortgangsrapport (binnen 2 maanden na de einddatum van de projectactiviteiten)
2. Eindrapport (binnen 2 maanden na de einddatum van de projectactiviteiten)
3. Cd-rom (binnen 2 maanden na de einddatum van de projectactiviteiten)
4. Administratieve Eindchecklist (binnen 2 maanden na de einddatum van de projectactiviteiten, tenzij het project om een extra financieel rapport heeft gevraagd. In dit geval zal de administratieve Eindchecklist binnen 5 maanden na de einddatum van de projectactiviteiten worden ingediend)
5. Extra financieel rapport voor de 3 extra maanden (binnen 5 maanden na de einddatum van de projectactiviteiten)

1.Indien het project niet van plan is kosten te declareren voor de extra 3 maanden na het einde van de projectuitvoering:

In dit geval moet de HP de volgende documenten binnen 2 maanden na afloop de projectuitvoering indienen:

-     het laatste reguliere Voortgangsrapport (origineel papieren versie ondertekend + elektronische versie)

-     het Eindrapport (enkel elektronische versie)

-     de Cd-rom

-     de ondersteunende documenten, zoals aangegeven in de administratieve Eindchecklist (elektronische versie)

2. Indien het project van plan is kosten te declareren voor de extra 3 maanden na afloop van de projectuitvoering:

In dit geval moet de HP de volgende documenten binnen 2 maanden na afloop van de projectuitvoering indienen:

-     de laatste reguliere Voortgangsrapportage (origineel papieren versie ondertekend + elektronische versie)

-     het Eindrapport (enkel elektronische versie)

-     de Cd-rom

Wanneer deze documenten bij het GTS zijn ingediend, zal de HP het GTS vragen om het sjabloon voor het extra financieel rapport

Zie voor meer informatie

• over de indieningsprocedure de factsheet "Projectafsluiting".
• Klik hier om een pdf te downloaden met extra informatie over het Eindrapport.
• Klik hier om een pdf te downloaden met extra informatie over de administratieve Eindchecklist.

Er is geen eindaudit meer nodig, omdat er gedurende de gehele looptijd van het project eerstelijnscontroles worden uitgevoerd.

Er wordt echter wel ten minste één controle ter plaatse uitgevoerd door de eerstelijnscontroleur van iedere projectpartner en in ieder geval één fysieke controle ter plaatse bij een investering.

Voor alle projectpartners geldt dat deze controles moeten worden uitgevoerd door hun eigen eerstelijnscontrole-instantie en niet door de eerstelijnscontrole-instantie van de Hoofdpartner.

Alle documenten met betrekking tot het project (facturen, boekhoudkundige stukken, controle- en auditrapporten, projectresultaten e.d.) moeten ten minste tot 31 december 2025 worden bewaard en toegankelijk blijven.