Une fois le projet parvenu au dernier semestre de mise en œuvre, il devra fournir une vue d'ensemble des réalisations effectuées dans le cadre du projet et du partenariat au moment de la clôture, ainsi que l'incidence durable de ces réalisations.

Le rapport final réunit donc un ensemble de documents-clés en matière de communication et de capitalisation, et constitue la carte de visite du projet.

En résumé, les documents requis en fin de projet sont les suivants :

1. Le dernier rapport d'avancement (dans les 2 mois suivant la fin du projet),
2. Le rapport de clôture (dans les 2 mois suivant la fin du projet),
3. Un CD-Rom  (dans les 2 mois suivant la fin du projet),
4. La check-list pour la clôture administrative (dans les 2 mois suivant la fin du projet, sauf si un rapport financier supplémentaire est sollicité, dans ce cas cette check-list devra être transmise dans un délai de 5 mois après la date de fin du projet),
5. Le rapport financier additionnel pour une extension de 3 mois (à envoyer dans un délai de 5 mois suivant la date de fin du projet),

1. Si le projet n'a pas l'intention de réclamer le remboursement des coûts pour la période de trois mois suivant la date de fin du projet :

Dans ce cas, le partenaire chef de file devra transmettre les documents suivants dans les deux mois suivant la fin de la mise en œuvre du projet :

-       Dernier rapport d'avancement (un original singé de la version papier et une version électronique),

-       Rapport de clôture (version électronique seulement),

-       CD-Rom,

-       les documents supplémentaires mentionnés dans la check-list pour la clôture administrative (version électronique).

2. Si le projet souhaite réclamer les coûts relatifs à la période de trois mois suivant la fin du projet :

Le partenaire chef de fil devra transmettre les documents suivants dans les 2 mois suivant la fin de la période d'éligibilité :

-       Dernier rapport d'avancement (un original signé de la version papier et une version électronique),

-       Rapport de clôture (version électronique seulement),

-       CD-Rom

Une fois ces documents transmis au STC, le partenaire chef de file devra demander au STC le modèle-type de rapport financier additionnel.

Pour plus d'informations  

• sur la procédure d'envoi, consultez la fiche  "Clôture du Projet".
• sur le rapport de clôture, téléchargez le modèle au format PDF.
• sur la check-list, téléchargez la fiche correspondant.

Il n'est plus nécessaire d'effectuer un audit de fin de projet, car le contrôle de premier niveau est réalisé tout au long du projet.

Vous devez cependant savoir qu'au minimum, un contrôle administratif sera réalisé par le contrôleur de premier niveau de chaque partenaire et un contrôle physique aura lieu sur le terrain pour les investissements.

Ces vérifications doivent être effectuées par les instances du contrôle de premier niveau de chaque partenaire du projet, et non par le contrôle de premier niveau du Chef de file pour l'ensemble des partenaires.

Les documents associés au projet (factures, documents comptables, contrôles et rapports d'audit, résultats de projet, etc...) doivent être conservés et rester accessibles au moins jusqu'au 31 décembre 2025.