Het Interreg IV A 2 Zeeën Programma valt onder de doelstelling 'Europese Territoriale Samenwerking' van het Cohesiebeleid voor de periode 2007-2013. Het is een grensoverschrijdend samenwerkingsprogramma dat wordt medegefinancierd door het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). Het Programma ondersteunt grensoverschrijdende samenwerkingprojecten tussen organisaties in Engeland, Frankrijk, Vlaanderen en Nederland rond diverse thema's, waaronder economische ontwikkeling, milieu en leefkwaliteit.
Het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat (GTS) heeft de dagelijkse leiding over het Programma. Dit GTS is rechtstreeks gekoppeld aan de Conseil Régional Nord-Pas-de-Calais, de Beheersautoriteit van het Programma.
Het Programma heeft twee essentiële referentiedocumenten. Het Operationeel Programma (OP) beschrijft onder meer de context en de prioriteiten voor de samenwerking. Het Handboek van het Programma bevat alle regels en voorschriften voor de ontvankelijkheid van een project in het kader van het programma en voor het beheer en de uitvoering van goedgekeurde projecten.
Het Programma kan zeer uiteenlopende organisaties binnen het programmagebied ondersteunen. Dat kunnen overheidsinstanties, publiekrechtelijke instellingen, non-profitorganisaties en private ondernemingen zijn (kleine en middelgrote ondernemingen (KMO/MKB)). Meer informatie over de ontvankelijkheid van begunstigden is te vinden in hoofdstuk 2 van het Handboek van het Programma.
Het Programma ondersteunt allerlei thema's die samenhangen met een duurzame ontwikkeling van het gebied, waaronder economische ontwikkeling, milieu en leefkwaliteit. De programmaprioriteiten en een indicatie van het soort activiteiten die kunnen worden ondersteund, zijn te vinden in het Operationeel Programma.
Projecten kunnen worden goedgekeurd als 'strategische projecten' in het kader van het 2 Zeeën Programma. Er is geen specifieke projectoproep voor strategische projecten. De kalender van projectoproepen op de website van het Programma geldt ook voor dit type projecten. De Programma-autoriteiten bepalen – tijdens de beoordeling van het ingediende projectvoorstel – of een project strategisch is of niet. Meer informatie over de procedures en mogelijke thema's is te vinden in Belangrijke info over strategische projecten.
De Programma-autoriteiten hebben besloten dat er geen microprojecten worden opgezet in het kader van het 2 Zeeën Programma. Projecten zijn echter niet aan een minimumomvang gebonden en kleinere organisaties zijn uiteraard welkom in het Programma.
Er zijn twee documenten die u in ieder geval moet raadplegen voordat u begint met de ontwikkeling van uw project.
Het Operationeel Programma beschrijft de context en de prioriteiten voor de samenwerking in het kader van het Programma.
Het Handboek van het Programma bevat de regels en voorschriften voor de ontvankelijkheid van een project in het kader van het Programma en voor het beheer en de uitvoering van goedgekeurde projecten.
Tijdens de ontwikkeling van uw project zijn de facilitatoren uw voornaamste contactpersonen. De contactgegevens van de facilitator voor uw gebied zijn te vinden op de Programmawebsite (zie rubriek 'Contact'). Bij specifieke of technische vragen kan de facilitator u adviseren om contact op te nemen met het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat.
Het netwerk van territoriale facilitatoren kan u helpen om partners te vinden in de andere Lidstaten.
Verder kunt u gebruikmaken van de rubriek 'Samenwerking' op de website. Daar kunt u uw projectidee online aan potentiële partners presenteren. Via de website kunt u ook partners vinden die interesse hebben om deel te nemen aan een grensoverschrijdend project omtrent een idee dat u voorstelt.
Al deze mogelijkheden vindt u in de rubriek 'Samenwerking' op de website. Deze bevat een database met alle projectideeën die momenteel in ontwikkeling zijn. Daarin kunt u zoeken naar projecten waarbij u zich zou kunnen aansluiten. Via het formulier 'Belangstelling tonen' kunt u andere partners in het 2 Zeeën-gebied laten weten dat u belangstelling hebt voor grensoverschrijdende samenwerking rond een bepaald thema.
De Seminaries voor Projectpromotoren zijn bedoeld voor partners die een projectidee aan het ontwikkelen zijn, en voor organisaties die meer te weten willen komen over het 2 Zeeën Programma.
Voorafgaand aan iedere projectoproep worden er drie Seminaries voor Projectpromotoren georganiseerd: één in Engeland, één in Frankrijk en één afwisselend in Vlaanderen en Nederland.
Ja. Partners van buiten het programmagebied komen binnen het 2 Zeeën Programma niet in aanmerking voor EFRO-subsidie. Organisaties van buiten het programmagebied zijn echter wel welkom als waarnemers tijdens de uitvoering van projecten, bijvoorbeeld om de projectresultaten breder te kunnen verspreiden of om het project van advies te dienen.
De Hoofdpartner heeft verschillende taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van het project. De Hoofdpartner draagt de algehele juridische en financiële verantwoordelijkheid voor het project ten opzichte van het Programma. Met name speelt de Hoofdpartner een leidende rol namens het samenwerkingsverband op het gebied van projectcoördinatie, administratief en financieel beheer, communicatie en informatieverspreiding. De Hoofdpartner moet daarom over voldoende middelen beschikken om deze taken te vervullen.
Bij iedere Projectoproep wordt een bepaalde periode vastgesteld voor de subsidiabiliteit van uitgaven. Meer informatie hierover is te vinden in bijlage 4 van het Handboek van het Programma.
Het samenwerkingsverband bepaalt zelf wanneer de voorbereidingsfase eindigt en de implementatiefase begint. Bij voorbereidingskosten gaat het normaal gesproken om het uitwerken van het voorstel en het vormen van het samenwerkingsverband voordat de activiteiten van start gaan. Kosten die vóór de goedkeuring van het project worden gemaakt, zijn uiteraard op eigen risico van de projectpartners.
Kosten in verband met deelname aan 2 Zeeën-evenementen zijn inderdaad subsidiabel indien daarvoor een bepaald bedrag is begroot in het aanvraagformulier en indien de projectpartners dit tegenover hun eerstelijnscontroleur conform de programmavoorschriften kunnen onderbouwen met bewijsmateriaal (agenda of programma van de evenementen, originele tickets, alle andere originele reisdocumenten). Zie het Handboek van het Programma voor meer informatie.
Het Handboek van het Programma bevat een overzicht van alle kosten die mogen worden gedeclareerd voor een project in het kader van het 2 Zeeën-programma. Zie hoofdstuk 4 van het Handboek van het Programma.
Omdat alle begunstigden EFRO middelen ontvangen, is het voor alle begunstigden van een INTERREG project verplicht de Europese, nationale, regionale en interne openbare aanbestedingsregels na te leven, onafhankelijk van hun legale status of typologie.
Voor bedragen onder de laagst toepasbare Europese en nationale grenswaarden dient de begunstigde zich te wenden tot de interne openbare aanbestedingsregels.
Eerstelijnscontroleurs moeten controleren of de Europese, nationale, regionale en interne openbare aanbestedingsregels zijn opgevolgd, en dienen over deze controle gedetailleerd te berichten in de controlechecklist. Eveneens moeten eerstelijnscontroleurs controleren dat alle documentatie ter ondersteuning van de aanbesteding en gunning van contracten in overeenstemming is met de programmavereisten voor een duidelijk en transparant auditspoor.
Voor bedragen onder de laagst toepasbare grenswaarden raadt het Programma aan ten minste 3 offertes aan te vragen.
Algemene informatie over de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de nationale/regionale aanbestedingswetgeving is te vinden in bijlage 8 van het Handboek van het Programma. Als u concrete vragen hebt over de wetgeving in uw land, kunt u contact opnemen met de bevoegde instantie in uw Lidstaat (voor contactgegevens zie bijlage 8 van het Handboek van het Programma).
Projectpartners dienen bijeenkomsten zo veel mogelijk binnen het programmagebied te organiseren. Er mogen echter bijeenkomsten buiten het programmagebied worden georganiseerd indien deze zijn vermeld in het Aanvraagformulier of indien de betrokken partners daar vooraf toestemming voor hebben gekregen van het GTS.
De cofinanciering moet ten minste 50% van de begroting bedragen, zowel op partner- als op projectniveau. Het EFRO subsidieert dan het verschil tussen de totale subsidiabele kosten en het beschikbare bedrag aan cofinanciering, tot maximaal 50% van de totale begroting op partner- en projectniveau.
Bijdragen in natura mogen worden opgevoerd als deel van de cofinanciering van een of meerdere projectpartners. Bijdragen in natura kunnen afkomstig zijn uit de eigen middelen van de partner of door een externe organisatie worden geleverd. In dat laatste geval moet de bijdrage in natura gratis aan een van de projectpartners worden geschonken en worden gegarandeerd. Per projectpartner mag de maximale subsidiabele bijdrage in natura niet hoger zijn dan het totale bedrag aan cofinanciering. Met het oog op een goede cashflow dringt het GTS erop aan dat de cofinanciering van iedere projectpartner een redelijke cash-bijdrage omvat.
Voor nadere informatie over bijdragen in natura verwijzen wij naar bijlage 5 van het Handboek van het Programma.
Partners mogen elkaar niet cofinancieren in het kader van een project. Als partners bepaalde kosten willen delen, geldt daarvoor een officiële procedure. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 2.6 en bijlage 7 van het Handboek van het Programma.
Partnerschappen van het “paraplutype” – waarbij één partner de subsidie int en de andere partners vertegenwoordigt zonder ze als zodanig in het Aanvraagformulier te vermelden – zijn niet toegestaan binnen het 2 Zeeën Programma. Alleen organisaties die bij de activiteiten van het project zijn betrokken, daaraan financieel bijdragen en EFRO-declaraties indienen, worden als projectpartners beschouwd.
Ja, dat mag. Wat echter niet mag, is dat twee of meer partnerorganisaties van hetzelfde project elkaar cofinancieren (tenzij er al een natuurlijke en structurele relatie tussen hen bestaat vanwege bestaande financiële regelingen buiten het project om). Voor nadere toelichting en voorbeelden, zie paragraaf 2.6 van het Handboek van het Programma.
Het Aanvraagformulier wordt op de begindatum van iedere Projectoproep op de Programmawebsite geplaatst. Daar blijft het beschikbaar tot aan de einddatum van de Oproep. Let erop dat u de juiste versie van het Aanvraagformulier gebruikt, nl. de versie die hoort bij de Projectoproep waaronder u uw project indient.
Ja, alle onderdelen van het Aanvraagformulier moeten worden ingevuld, anders kan uw project als niet-ontvankelijk worden aangemerkt.
Het Aanvraagformulier moet worden ingevuld in alle talen van het samenwerkingsverband. Dus als uw project bijvoorbeeld partners heeft in drie lidstaten (bijv. Engeland, Frankrijk en Nederland), moet u het Aanvraagformulier invullen in drie verschillende taalversies (Engels, Frans en Nederlands).
Een bevestiging dat partners in het Aanvraagformulier de juiste rechtsstatus hebben opgegeven, moet worden gegeven door de Lidstaat waar de partner is gevestigd. In het geval van private ondernemingen (of meer in het algemeen organisaties die bij commerciële activiteiten zijn betrokken) moeten de Lidstaten ook nagaan of aan de staatssteunregels is voldaan. Zo nodig moeten de Lidstaten het totale door de betrokken partners gedeclareerde bedrag aan 'de-minimis'-steun controleren.
Als de projectpartner een entiteit is die een activiteit van economische aard uitvoert in concurrentie met andere marktpartijen, moet een 'Formulier voor de-minimis-steun' worden ingevuld. Dit formulier is te vinden op de Programmawebsite in de rubriek 'Projectoproep' onder 'Bijbehorende documenten'.
Nadere informatie over de de-minimis-regel is te vinden in paragraaf 2.2.3 en in bijlage 9 van het Handboek van het Programma.
Het Aanvraagformulier telt het aantal woorden in de betreffende gedeelten automatisch. Het GTS zal hier pragmatisch mee omgaan, met name wanneer het aantal woorden groter is geworden in vertalingen van de oorspronkelijke versie. Toch wordt projecten nogmaals aangeraden om binnen de aangegeven grenzen te blijven. Het GTS adviseert projecten ook om het 'KISS-principe' (Keep it Short and Simple) te hanteren.
Nee. Het is mogelijk dat één persoon al deze taken uitvoert, maar het is belangrijk dat de financieel manager een financiële achtergrond heeft. Ze moeten allemaal in dienst zijn van de Hoofdpartner.
Ja, maar u wordt verzocht het aantal subacties in de spreadsheet te beperken tot zes. Deze informatie zal worden gebruikt om bepaalde essentiële mijlpalen van het project bij te houden. Andere acties kunnen worden vermeld onder 'Activiteiten' in onderdeel 1.9 van het Aanvraagformulier.
De elektronische versie van het Aanvraagformulier moet worden ingediend in alle OFFICIËLE talen van de projectpartners. De ORIGINELE ondertekende papieren versie van het Aanvraagformulier wordt ingediend in de officiële taal van de Hoofdpartner. Als de officiële taal van de Hoofdpartner Frans of Nederlands is, moet ook een ORIGINELE ondertekende papieren versie in het Engels worden ingediend.
De verschillende versies moeten zowel qua inhoud als qua indeling identiek zijn, anders kan uw project als niet-ontvankelijk worden beschouwd.
Nee, er moeten zowel elektronische als papieren versies van het Aanvraagformulier worden ingediend. Het ingevulde Aanvraagformulier moet uiterlijk bij het GTS binnen zijn op de sluitingsdatum van de Projectoproep om 12.00 uur's middags. Het adres voor het indienen van de geprinte versies en het e-mailadres voor het indienen van de elektronische versies is te vinden op het Aanvraagformulier.
Nee, alleen de Hoofdpartner moet het Aanvraagformulier ondertekenen. De handtekening moet worden gezet door iemand die bevoegd is om namens de organisatie financiële verplichtingen aan te gaan. Een elektronische handtekening is niet toegestaan.
Ja, alle partners moeten een originele, ondertekende intentieverklaring meesturen met het Aanvraagformulier. De sjablonen hiervoor zijn in alle officiële talen van het Programma te vinden op de Programmawebsite, in de rubriek ‘Een aanvraag indienen'.
Een volledig Aanvraagformulier moet alle originele, ondertekende intentieverklaringen voor iedere partner bevatten. Indien de Hoofdpartner een private onderneming of non-profitorganisatie is, geldt bovendien dat er met het Aanvraagformulier een bankgarantie of bewijs van solvabiliteit moet worden meegestuurd om aan te tonen dat de Hoofdpartner financieel gezond is. Als de projectpartner een activiteit van economische aard uitvoert in concurrentie met andere marktpartijen, moet het ingevulde en ondertekende 'Formulier voor de-minimis-steun' bij het Aanvraagformulier worden gevoegd.
Nee. Eventuele verliezen in verband met de wisselkoers komen echter voor rekening van het samenwerkingsverband.
De selectieprocedure wordt uitgevoerd door de Programma-autoriteiten (vertegenwoordigers van de betrokken Lidstaten) en het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat. De selectieprocedure omvat een ontvankelijkheidscontrole, een kwaliteitscontrole en een strategische beoordeling. Alle stappen van het beoordelingsproces worden beschreven in dit document. Meer informatie over elke stap is te vinden in hoofdstuk 8 van het Handboek van het Programma.
De Stuurgroep neemt een besluit over alle projecten die worden ingediend in het kader van het 2 Zeeën Programma.
Als duidelijk is dat niet aan de ontvankelijkheidscriteria is voldaan, wordt het betreffende project daarover al vóór de Stuurgroepvergadering ingelicht door het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat.
In het geval van afwijzing of terugverwijzing wordt de Hoofdpartner in kennis gesteld van de redenen die door de Stuurgroep zijn opgegeven, waarna een verbeterde aanvraag kan worden ingediend onder een volgende Projectoproep. Ook kan de hoofdpartner contact opnemen met het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat en de facilitatoren om de aanbevelingen van de Stuurgroep uit te werken.
Na iedere projectoproep krijgen goedgekeurde projecten een uitnodiging van het GTS voor een Seminarie voor Hoofdpartners. Hier krijgen de Hoofdpartners praktische informatie over de eisen die het 2 Zeeën Programma stelt op het gebied van projectuitvoering en beheer, met name ten aanzien van monitoring- en rapportageprocedures, eerstelijnscontrole en uitbetaling.
Na formele goedkeuring door de Stuurgroep moet het project zo spoedig mogelijk een origineel, ondertekend exemplaar van het subsidiecontract terugsturen naar het GTS. Bij het eerste voortgangsrapport zal het project worden gevraagd om de partnerschapsovereenkomst mee te sturen. Het sjabloon voor deze twee documenten is te vinden op de website. Bij het tweede voortgangsrapport moet een communicatiestrategie voor het project worden meegestuurd.
Via een speciale procedure kan de Hoofdpartner projectwijzigingen aanvragen. Grote projectwijzigingen (met of zonder financiële gevolgen) moeten worden aangevraagd via een 'procedure voor projectwijziging'. Grote wijzigingen met financiële gevolgen zijn twee maal toegestaan gedurende het project. Meer informatie over deze procedure is te vinden in hoofdstuk 9 van het Handboek van het Programma.
Alle documentatie ter ondersteuning en rechtvaardiging van de subsidiabiliteit van de door de begunstigden gedeclareerde uitgaven moet worden bewaard, terug te vinden en toegankelijk zijn tot 31 december 2025.
Deze eis geldt voor administratieve stukken (boekhouding), juridische en ondersteunende documenten (bijvoorbeeld Subsidiecontract, Aanvraagformulier, contracten met dienstverleners, documenten van aanbestedingsprocedures en huurovereenkomsten/-contracten), belangrijke correspondentie met de Programma-autoriteiten en documenten met betrekking tot de uitgaven (facturen, bankafschriften, tickets) en de link van de uitgaven met de projectactiviteiten (aanwezigheidslijst, agenda, notulen, ...).
Eerstelijnscontroleurs zijn verplicht te controleren dat de begunstigden voldoen aan de programmavereisten betreffende een duidelijk en transparant auditspoor.
Projecten moet ieder jaar twee declaraties indienen bij het GTS. Afgezien van de eerste (die ook de voorbereidingsperiode omvat) hebben alle declaraties betrekking op een periode van zes maanden: van 1 januari t/m 30 juni en van 1 juli t/m 31 december. Na afloop van iedere verslagperiode hebben projecten nog twee maanden de tijd om hun declaratie in te dienen. Dit betekent dat samenwerkingsverbanden hun declaraties uiterlijk moeten indienen op 1 september (over het eerste semester, januari-juni) en op 1 maart (over het tweede semester, juli-december).
Uitbetaling door het Programma geschiedt op volgorde van ontvangst van de declaraties. Daarom kunnen projecten hun declaraties het best zo snel mogelijk na het einde van de verslagperiode indienen bij het GTS. Afhankelijk van de kwaliteit van het ingediende voortgangsrapport en de tijd die het samenwerkingsverband nodig heeft om eventuele vragen van het GTS te beantwoorden, kan de subsidie één tot drie maanden na ontvangst van de declaratie door het GTS worden uitbetaald.
Elke projectpartner moet zijn eigen gedeclareerde uitgaven voor 100% laten controleren door een onafhankelijke controleur: dit heet de Eerstelijnscontrole.
Binnen het Programma wordt gewerkt met twee verschillende nationale systemen voor Eerstelijnscontrole: een gecentraliseerd systeem in Vlaanderen en een gedecentraliseerd systeem in Nederland, Engeland en Frankrijk.
De Eerstelijnscontrole moet worden uitgevoerd door een onafhankelijke en competente controleur, die door de nationale bevoegde instantie is aangewezen (behalve in België, waar de eerstelijnscontroleur de centrale instantie zelf is).
De door iedere begunstigde gedeclareerde uitgaven kunnen volledig worden aanvaard of gedeeltelijk of geheel worden geweigerd. Voor iedere declaratie moet de eerstelijnscontroleur een gedetailleerd verslag van de uitgevoerde controle (Eerstelijnscontrole checklist) en een certificaat ter bevestiging van de subsidiabiliteit van de goedgekeurde uitgaven (Eerstelijnscontrole certificaat) ondertekenen, nadat de controle is uitgevoerd.
De Eerstelijnscontrole dient de volgende drie stappen to volgen:
Doorlopende administratieve controle van documenten;
Ten minste één controle op de locatie van de begunstigde (aanvullend op stap 1);
Ten minste één "fysieke" controle op de locatie van de investering (indien aanwezig).
In overeenstemming met deze stappen zijn er drie verschillende controlechecklisten beschikbaar op de programmawebsite, één voor ieder controletype. Iedere checklist heeft specifieke vragen, gericht op de elementen die tijdens ieder controletype geverifieerd moeten worden.
Eerstelijnscontroleurs dienen de checklists accuraat in te vullen, in het bijzonder de onderdelen die vragen naar de toegepaste methode, de bevindingen en aanbevelingen. Zij dienen ook de resultaten in detail per specifieke vraag in de "comments" velden te vermelden. Iedere checklist wordt beschouwd als een hulpmiddel voor de controleur om een volledige controle te waarborgen en iedere bevinding en nuttige toelichting te rapporteren.
Voor de Nederlandse, Engelse en Franse eerstelijnscontroleurs worden er regelmatig seminaries georganiseerd door de Lidstaten en het GTS om uniforme informatie over de programmaregels aan de eerstelijnscontroleurs te verstrekken en de mogelijkheid te bieden vaak voorkomende bevindingen te delen. Deelname aan deze seminaries wordt door het Programma sterk aangeraden!
De eerstelijnscontrole van administratieve documenten wordt gewoonlijk uitgevoerd met een frequentie van twee controles per jaar (voor 1 maart en 1 september). Daarnaast moet de aangewezen eerstelijnscontroleur bij iedere projectpartner ten minste één controle ter plaatse uitvoeren. Indien de partnerorganisatie verantwoordelijk is voor bepaalde investeringskosten in het kader van het project, is bovendien een extra controle op de plaats van de investering vereist (in het laatste halfjaar van het project).
Daarvoor gelden verschillende procedures, afhankelijk van de lidstaat waar de projectpartner is gevestigd:
- In Vlaanderen, waar een gecentraliseerd systeem wordt gehanteerd, wordt de eerstelijnscontrole uitgevoerd door de provincie West-Vlaanderen.
- In Engeland, Frankrijk en Nederland, waar een gedecentraliseerd systeem geldt, moet iedere projectpartner een eerstelijnscontroleur voordragen aan de nationale bevoegde instantie in zijn eigen lidstaat. De nationale instantie is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de eerstelijnscontroleur overeenkomstig art. 16 van Verordening (EG) nr. 1080/2006 van het Europees Parlement en de Raad (EFRO-verordening). De nationale instantie kan de voorgedragen eerstelijnscontroleur ook afwijzen indien deze niet aan de programma-eisen en/of nationale eisen voldoet.
Ja, iedere partner moet een eerstelijnscontroleur benoemen om in aanmerking te komen voor EFRO. Alleen uitgaven die door de eerstelijnscontroleur zijn gevalideerd, kunnen subsidiabel zijn.
De eerstelijnscontroleur van de Hoofdpartner moet de subsidiabiliteit van de uitgaven van de Hoofdpartner controleren.
Daarnaast moet de eerstelijnscontroleur van de Hoofdpartner nagaan of de Hoofdpartner zijn rol van projectleider naar behoren vervult.
Daarom moet de eerstelijnscontroleur van de Hoofdpartner ook controleren of alle documenten met betrekking tot de eerstelijnscontrole die bij de projectpartners is uitgevoerd, correct zijn opgesteld en conform de programma-eisen zijn ingeleverd.
De eerstelijnscontroleur van de Hoofdpartner moet zich verzekeren van de coherentie tussen het Project financieel rapport en het Activiteitenrapport en het Aanvraagformulier. Een specifiek gedeelte in de checklist voor de 6 maandelijkse administratieve Eerstelijnscontrole is alleen voor de eerstelijnscontroleur van de Hoofdpartner bestemd.
De kosten van de eerstelijnscontrole kunnen variëren afhankelijk van de functie van de partner binnen het project (Hoofdpartner of projectpartner), de status van de controleur (overheids- of private organisatie), het land waar de projectpartner is gevestigd, de hoogte van de uitgaven per declaratie, enz. Ter indicatie kan worden gesteld dat een budget tussen EUR 3.000 en 10.000 per partner als redelijk kan worden beschouwd. Hoe dan ook is het van belang dat alle projectpartners van meet af aan hiervoor een realistisch budget in het aanvraagformulier opnemen. Voor alle leveringen van diensten geldt dat aan de nationale en Europese regels voor openbare aanbestedingen moet worden voldaan.
Wanneer het project het laatste semester van de uitvoering heeft bereikt, zal het project een overzicht van de project- en partnerschapresultaten op het moment van afsluiting moeten overleggen (zowel wat betreft financiën als op inhoudelijk vlak), inclusief de potentiële duurzaamheid van deze resultaten.
Het Eindrapport is daarom een belangrijk document voor de communicatie- en kapitalisatiedoeleinden en doet dienst als een soort van visitekaartje van het project.
De benodigde documenten aan het eind van het project zijn de volgende:
1.Indien het project niet van plan is kosten te declareren voor de extra 3 maanden na het einde van de projectuitvoering:
In dit geval moet de HP de volgende documenten binnen 2 maanden na afloop de projectuitvoering indienen:
- het laatste reguliere Voortgangsrapport (origineel papieren versie ondertekend + elektronische versie)
- het Eindrapport (enkel elektronische versie)
- de Cd-rom
- de ondersteunende documenten, zoals aangegeven in de administratieve Eindchecklist (elektronische versie)
2. Indien het project van plan is kosten te declareren voor de extra 3 maanden na afloop van de projectuitvoering:
In dit geval moet de HP de volgende documenten binnen 2 maanden na afloop van de projectuitvoering indienen:
- de laatste reguliere Voortgangsrapportage (origineel papieren versie ondertekend + elektronische versie)
- het Eindrapport (enkel elektronische versie)
- de Cd-rom
Wanneer deze documenten bij het GTS zijn ingediend, zal de HP het GTS vragen om het sjabloon voor het extra financieel rapport
Zie voor meer informatie
Er is geen eindaudit meer nodig, omdat er gedurende de gehele looptijd van het project eerstelijnscontroles worden uitgevoerd.
Er wordt echter wel ten minste één controle ter plaatse uitgevoerd door de eerstelijnscontroleur van iedere projectpartner en in ieder geval één fysieke controle ter plaatse bij een investering.
Voor alle projectpartners geldt dat deze controles moeten worden uitgevoerd door hun eigen eerstelijnscontrole-instantie en niet door de eerstelijnscontrole-instantie van de Hoofdpartner.
Alle documenten met betrekking tot het project (facturen, boekhoudkundige stukken, controle- en auditrapporten, projectresultaten e.d.) moeten ten minste tot 31 december 2025 worden bewaard en toegankelijk blijven.
Voorwaarde voor een cluster is dat twee of meer goedgekeurde 2 Zeeën-projecten de handen ineenslaan rond een bepaald thema om te kapitaliseren op hun resultaten.
Clusters mogen ook eventuele competente organisaties uit het 2 Zeeën-gebied omvatten.
Een clusterinitiatief kan bestaan uit één of twee fasen: fase 1 (verplicht) dient gericht te zijn op het valoriseren, consolideren en verspreiden van de resultaten van de geclusterde projecten; fase 2 (optioneel) kan ontwikkelingsactiviteiten ondersteunen rond een bepaald thema, voortbouwend op de activiteiten en resultaten van de afzonderlijke geclusterde projecten.
De programma-autoriteiten hebben besloten om de thematische clusters met name toe te spitsen op vier thema's:
- Toegepast onderzoek, innovatie en bedrijfsondersteuning
- Toegankelijkheid van het gebied
- Sociale integratie
- Risicobeheersing in het kader van integraal kustbeheer.
De clusteroproep staat echter open voor alle zestien relevante thema's die in het 2 Zeeën-programma aan bod zijn gekomen (zie Bijlage 1 van de Terms of Reference voor het clusterinitiatief voor meer informatie).
De totale looptijd van een cluster is maximaal achttien maanden, exclusief de voorbereidingsfase. De uitvoering van de activiteiten mag uiterlijk lopen tot 30 september 2015.
De EFRO-subsidie bedraagt 100%. Aan iedere fase van de cluster kan een indicatief budget van maximaal € 300.000 worden toegekend.
Potentiële begunstigden in het kader van het Interreg IVA-programma 2 Zeeën kunnen overheidsinstanties, publiekrechtelijke instellingen of particuliere organisaties (KMO's/MKB) zijn. Een indicatie van de ondersteunde doelgroepen per prioriteit is te vinden in het Operationeel Programma.
Als algemene regel geldt dat organisaties die subsidie van het programma ontvangen, gevestigd moeten zijn in het programmagebied (subsidiabele gebied of aangrenzende gebieden), dat delen van Frankrijk, Engeland, Vlaanderen en Nederland omvat. Organisaties die buiten het programmagebied zijn gevestigd, kunnen als geassocieerde partner deelnemen aan een cluster.
Nadere informatie over de subsidiabiliteit van partnerorganisaties is te vinden in het Handboek van het Programma en de Terms of Reference.
Het samenwerkingsverband moet (verplicht) bestaan uit een aantal officiële partners, die EFRO ontvangen, maar kan daarnaast ‘geassocieerde partners' omvatten.
Een officiële partner kan iedere organisatie zijn die is betrokken bij een goedgekeurd 2 Zeeën-project, of kan een in het programmagebied gevestigde organisatie zijn die nog niet bij een goedgekeurd 2 Zeeën-project is betrokken maar wel een thematische meerwaarde oplevert voor de activiteiten van de cluster. Officiële partners zijn de partners die het meest betrokken zijn bij de uitvoering van de activiteiten van de cluster.
Een geassocieerde partner kan iedere relevante organisatie zijn die een bepaalde deskundigheid heeft ten aanzien van het thema en bereid is om deel te nemen, kennis/resultaten te delen en communicatie- en verspreidingsactiviteiten voor de cluster te verrichten. Van de geassocieerde partners wordt verwacht dat ze in beide fasen een actieve rol spelen.
Meer informatie hierover is te vinden in hoofdstuk 4 van de Terms of Reference voor het clusterinitiatief 2 Zeeën
Er zijn meerdere documenten die u in ieder geval moet raadplegen voordat u begint met de ontwikkeling van een thematische cluster. Deze zijn allemaal te vinden op de volgende pagina :CLUSTERINFORMATIE.
In fase 1 zijn twee eindresultaten verplicht: een clusterevenement en een clusterpublicatie. Deze worden bedacht en uitgewerkt door de partners van de cluster, maar worden gezien als communicatieactiviteiten op programmaniveau.
Een goede samenwerking met het GTS is noodzakelijk met het oog op de inhoudelijke goedkeuring en de coördinatie van de tijdsplanning (om te voorkomen dat belangrijke data van verschillende clusters samenvallen). In publicaties en communicatiemateriaal met betrekking tot evenementen moeten de voorschriften van het programma inzake huisstijl en redactionele stijl worden aangehouden. Sjablonen en voorbeelden van lay-out zullen aan de clusters worden toegestuurd.
Clusterpublicaties en programma's voor clusterevenementen mogen pas worden gedrukt nadat het GTS daarvoor toestemming heeft gegeven.
In de optionele fase 2 zullen de eindresultaten door het partnerschap vastgesteld worden op basis van de resultaten behaald in fase 1. Bv: case studies, pilots.
Als ik een idee heb voor een cluster, hoe kom ik dan aan partners?
De facilitatoren kunnen u helpen om partners te vinden in de andere lidstaten. Verder kunt u gebruikmaken van het Clusterforum op de website. Daar kunt u uw projectidee online aan potentiële partners presenteren. Via de website kunt u ook partners vinden die interesse hebben in deelname aan een cluster rond het door u beoogde thema.
Als ik geen concreet clusteridee heb, waar kan ik dan clusterideeën vinden en mijn interesse tonen voor samenwerking rond bepaalde thema's?
Al deze mogelijkheden vindt u in het Clusterforum op de website. Dit bevat een database met alle clusterideeën die momenteel in ontwikkeling zijn. Daarin kunt u zoeken naar clusterideeën waarbij u zich zou kunnen aansluiten. Via het formulier om uw interesse kenbaar te maken kunt u andere partners in het 2 Zeeën-gebied laten weten dat u belangstelling hebt voor grensoverschrijdende samenwerking rond een bepaald thema.
U kunt ook contact opnemen met een van de facilitatoren. Deze kan u helpen om clusterideeën te vinden die momenteel rond een bepaald thema worden ontwikkeld.
Programme voor grensoverschrijdende samenwerking
2007 - 2013 medegefinancierd foor EFRO
"Investeren in je toekomst"
