Après chaque Appel à Projets, les partenaires Chefs de file des projets récemment approuvés sont invités à un séminaire par le STC. Au cours de ce séminaire, les Partenaires Chefs de file pourront obtenir des informations pratiques sur les exigences de mise en œuvre et de gestion de leur projet dans le cadre du Programme des 2 Mers, et plus particulièrement les procédures de suivi et de déclaration des dépenses, les Contrôles de Premier Niveau et les paiements.

Après approbation formelle par le Comité de Pilotage du Programme, un projet doit transmettre aussi vite que possible au STC un exemplaire original et signé de la Convention d’Octroi. Le projet devra également fournir l’Accord de Partenariat avec son Premier rapport d’avancement. Vous pouvez trouver un modèle de ces deux documents sur notre site Internet. Enfin, la stratégie de communication du projet devra être fournie avec le second rapport d’avancement.

Une procédure spécifique permet au partenaire Chef de file de formuler une demande de modification majeure. Toute modification majeure (avec ou sans impact financier) doit suivre une « procédure de demande de modification ». Au maximum, deux modifications majeures avec impact financier sont autorisées sur la durée de vie d’un projet. Pour en savoir plus sur cette procédure, vous pouvez consulter la section 9 du Manuel du Programme.

Tous les documents prouvant et justifiant l'éligibilité des dépenses déclarées par les bénéficiaires doivent être conservés et accessibles jusqu'au 31 décembre 2025.

Cette exigence concerne les documents comptables (comptabilité), les documents légaux et les pièces justificatives(Convention d'Octroi, formulaire de candidature, contrats de service, documentation des marchés publics, contrats/accords de location) ; la correspondance avec et en provenance des Autorités du Programme , de même que l'ensemble des documents relatifs à la dépense (factures, tickets, relevés de compte) et leur lien avec les activités du projet (liste des participants, ordres du jour de réunions, compte rendus de réunion)
Les contrôleurs de premier niveau se doivent de vérifier que les bénéficiaires se conforment aux exigences du Programme pour garantir une piste d'audit claire et transparente.